Privacy Policy (AVG)

1.1. Jouw privacy
LOPERSGROEP MIERLO hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop LOPERSGROEP MIERLO persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, deelnemers aan activiteiten geoganiseerd door Lopersgroep Mierlo, en andere personen waarmee Lopersgroep Mierlo een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.

Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt LOPERSGROEP MIERLO zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is vereniging LOPERSGROEP MIERLO.

In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere persoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.

1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor LOPERSGROEP MIERLO je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die LOPERSGROEP MIERLO uitvoert, verzamelt en verwerkt LOPERSGROEP MIERLO persoonsgegevens van de relatie:

1. Wanneer de relatie lid van LOPERSGROEP MIERLO is/wordt:

• Voor het verwerken van de contributie.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

2. Wanneer de relatie vrijwilliger van LOPERSGROEP MIERLO is/wordt:

• Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
• Voor het informeren over (training/werk)roosters.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

3. Wanneer de relatie sponsor van LOPERSGROEP MIERLO is/wordt:

• Voor het verwerken van sponsorbedragen.
• Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
• Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.
• LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.

4. Wanneer de leverancier van LOPERSGROEP MIERLO is/wordt:

• Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door LOPERSGROEP MIERLO.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
• LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.

5. Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van LOPERSGROEP MIERLO:

• Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.

6. Wanneer de relatie meedoet aan een evenement georganiseerd door LOPERSGROEP MIERLO:

• Voor het verwerken van de contributie.
• Voor het informeren over evnement en eventuele wijzigingen.
• Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

7. Wanneer de relatie contact opneemt met LOPERSGROEP MIERLO via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:

• Voor het onderhouden van het contact.

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.

Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal twee jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is LOPERSGROEP MIERLO wettelijk verplicht deze zeven jaar te bewaren.

1.3 Persoonsgegevens die wij vastleggen

1.4. Administraties
LOPERSGROEP MIERLO voert een aantal administraties om de vereniging draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

• Contributieadministratie: leden- en financiëel administratiepakket
• Website Lopersgroep Mierlo
• E-mail
• Google Cloud

1.5. E-mail
LOPERSGROEP MIERLO verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de vereniging. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondigen zoals hardloop- en (nordic)wandelevenementen, jaarvergadering, het jubileumfeest, etcetera. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door te antwoorden op de e-mail.

1.6. Foto’s en video’s
Gedurende wedstrijden en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de websites van LOPERSGROEP MIERLO, in de (lokale) dagbladen of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

LOPERSGROEP MIERLO heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat LOPERSGROEP MIERLO hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met LOPERSGROEP MIERLO via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. LOPERSGROEP MIERLO zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft LOPERSGROEP MIERLO geen verantwoordelijkheid, tenzij door LOPERSGROEP MIERLO zelf geplaatst.

1.7. Recht van verzet
Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen. Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden
LOPERSGROEP MIERLO laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.

1.9. Social media
LOPERSGROEP MIERLO gaat graag, via het web en (eigen) socialmediakanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. LOPERSGROEP MIERLO volgt actief hiervoor het internet en socialmediakanalen, zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Hierbij spant LOPERSGROEP MIERLO zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. LOPERSGROEP MIERLO behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, LOPERSGROEP MIERLO (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. LOPERSGROEP MIERLO is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar socialmediakanalen of de content op haar socialmediakanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met LOPERSGROEP MIERLO via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

1.10.Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers
Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen LOPERSGROEP MIERLO, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop LOPERSGROEP MIERLO geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: een begeleider/trainer die leden en/of derden in een groepsapp toevoegt, of de (hoofd)trainer die alle trainers in een groepsapp toevoegt.

1.11. Websites van LOPERSGROEP MIERLO en andere websites
Op de websites van LOPERSGROEP MIERLO tref je een aantal links aan naar andere websites. LOPERSGROEP MIERLO draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van LOPERSGROEP MIERLO is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt. De volgende websites vallen onder verantwoording van LOPERSGROEP MIERLO:

• LOPERSGROEPMIERLO.NL

2. TENSLOTTE
2.1. Vragen

Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan LOPERSGROEP MIERLO, e-mail Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., onderwerp Privacy.

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden
Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.

2.3. Wijzigingen privacybeleid
LOPERSGROEP MIERLO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien LOPERSGROEP MIERLO een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop LOPERSGROEP MIERLO de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op social media.

2.4. Verantwoording
Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van LOPERSGROEP MIERLO verantwoordelijk.